Bij het verlenen van onze diensten in de coachpraktijk verwerken wij uw persoonsgegevens. Om u te informeren hoe wij met uw persoonsgegevens omgaan hebben wij deze privacyverklaring opgesteld.

Contactgegevens verwerkingsverantwoordelijke

De persoonsgegevens worden verwerkt door:

ADHD Praktijk Leiden (maatschap, KVK 67644341), vestigingsadres Rosmolen 154 te Leiden.
Tina Wrede                                        Moniek Mors
06-53778494                                      06-44059380
tina@adhdpraktijkleiden.nl           moniek@adhdpraktijkleiden.nl

Verkrijgen van persoonsgegevens

Indien u gebruik maakt van onze diensten verstrekt u ons uw persoonsgegevens om u deze diensten te kunnen verlenen. Dat kan bijvoorbeeld tijdens een gesprek, via onze website, via email, telefonisch of op andere wijze. Ook kan het voorkomen dat wij uw persoonsgegevens verkrijgen via derden in het kader van het coachtraject.

Persoonsgegevens

Onze coach verwerkt de volgende categorieën van persoonsgegevens:

• NAW-gegevens;
• Contactgegevens, zoals e-mailadres en telefoonnummers;
• Gespreksverslagen;
• Inhoud van communicatie (e-mails, schriftelijk, etc.).

Minderjarige cliënten
Van beide ouders: naam, adres, postcode, woonplaats en e-mailadres

Indien dit van belang is van de begeleiding/behandeling, leggen wij de volgende gegevens vast:

• Huisarts, psycholoog, doorverwijzer
• School van minderjarige cliënt

Doeleinden van de persoonsgegevens die door mij worden verwerkt.

Behalve de AVG, zijn de WGBO (Wet op de geneeskundige behandelingsovereenkomst) en de beroepscode van onze beroepsverenigingen en van het Register Beroepsbeoefenaren Complementaire Zorg (RBCZ) van toepassing op ons werk. Deze zijn van invloed op de doeleinden waarvoor wij persoonsgegevens vastleggen. Om die reden gaan wij als volgt om met persoonsgegevens:

1. Dossierplicht

Op grond van de Wet op de geneeskundige behandelingsovereenkomst (WGBO) zijn wij als zorgverleners verplicht een medisch dossier bij te houden.

2. Bewaartermijn

De hoofdregel voor het bewaren van medische dossiers staat in de WGBO. Dat is 20 jaar, gerekend vanaf de datum van vastlegging van ieder afzonderlijk gegeven. De termijn kan langer zijn indien dit noodzakelijk is met het oog op de behandeling (bijvoorbeeld indien iemand een chronische ziekte heeft).

3. Beroepsgeheim

Voor ons als therapeut geldt op grond van de beroepscode en het wettelijk geregeld medisch beroepsgeheim een geheimhoudingsplicht. Medewerkers van een psychosociale of complementaire praktijk zijn via arbeidscontract aan een geheimhoudingsplicht gebonden.

5. Minderjarigen

Volgens de patiëntenrechten uit de WGBO komen de wilsbekwame minderjarigen tussen 12-16 jaar zelf en zijn/haar ouder(s) het gezag toe. Ouder(s) van minderjarigen tot 16 jaar hebben medebeslissingsrecht over de behandeling. Ouders hebben recht op informatie en inzage in het dossier, wanneer dit gekoppeld is aan het medebeslissingsrecht voor de behandeling. Er bestaat een uitzondering op dit inzagerecht, namelijk wanneer de professional van mening is dat de uitoefening van bepaalde patiëntenrechten indruist tegen het belang van de patiënt. Wilsbekwame patiënten van 12 jaar en ouder zijn zelf bevoegd om toestemming te verlenen voor doorbreking van de geheimhouding.

Doeleinden

Als coaches verwerken we deze persoonsgegevens voor diverse doeleinden, zoals:

• Het onderhouden van contact
• Het bieden van een persoonlijk coachtraject;
• Een goede en efficiënte dienstverlening;
• Beheer van het cliëntenbestand;
• Het verrichten van administratieve handelingen, zoals planning;
• Facturering;
• Innen van gelden en het nemen van incassomaatregelen;
• Versturen van nieuwsbrieven (indien met uw toestemming)
• Nakomen van wettelijke verplichtingen;
• Het voeren van geschillen.

Informatie cliënt vastleggen gegevens:

Tijdens het intakegesprek worden cliënten mondeling geïnformeerd over de dossierplicht.

De informatie ligt vast in het Informed Consent-formulier. Op onze website staat informatie over onze werkwijze, de dossierplicht en de verplichtingen als gevolg van de WGBO, de Wkkgz en de beroepscode.

Indien kinderen jonger zijn dan 16 jaar, geven beide ouders schriftelijk toestemming tot de behandeling en daarmee tot het vastleggen van gegevens in een dossier. Als dit het geval is, wordt het deze behandelovereenkomst ook in het dossier opgenomen.

Bezoekers van onze site kunnen hun naam, e-mailadres e.d. invullen, als zij meer informatie willen. De gegevens leggen wij pas vast als mensen daadwerkelijk een afspraak bij ons maken.

Toegang tot cliëntendossier:

Verschillende collega’s hebben toegang tot patiëntendossiers. Zij vallen eveneens onder het beroepsgeheim en hanteren dezelfde regels.

Wij bespreken soms casuïstiek uit de praktijk met collega’s of in intervisiegroepen. Dat gaat altijd anoniem en onherkenbaar.

Het cliëntendossier:

Wij werken met een met een digitaal cliëntendossier. Dit is beveiligd door een wachtwoord.
Aanmeldingsformulieren en Informed Consent-formulieren worden in een gesloten kast bewaard.

Door software regelmatig te updaten naar de laatste versie, zorgen wij ervoor dat de software optimaal beveiligd is.

Externe en bedrijven die toegang hebben tot de persoonsgegevens hebben:

Met de administrateur/boekhouder/websitebeheerder is een Verwerkersovereenkomst afgesloten. Tevens is een Verwerkersovereenkomst is afgesloten met de persoon die voor onze praktijk de nieuwsbrief verzorgt.

Cookies

Op de website worden cookies gebruikt om de online dienstverlening te verbeteren. Via cookies worden uw IP-adres en de systeeminformatie van uw apparaat verwerkt.

Datalekken:

Toelichting op deze stap:

Sinds 1 januari 2016 geldt de meldplicht datalekken. Deze meldplicht houdt in dat organisaties (dus ook therapeuten) direct (binnen 72 uur na het datalek) een melding moeten doen bij de Autoriteit Persoonsgegevens zodra zij een ernstig datalek hebben.

Soms moeten zij het datalek ook melden aan de betrokkenen (de mensen van wie de persoonsgegevens zijn gelekt).

Voorbeelden van datalekken zijn: een kwijtgeraakte USB-stick met persoonsgegevens, een gestolen laptop of een inbraak in een databestand door een hacker.

Uw rechten

U heeft het recht om ons een verzoek te doen tot inzage van uw persoonsgegevens. Na ontvangst van uw verzoek ontvangt u binnen 2 weken een overzicht van uw persoonsgegevens. Indien daaruit onjuistheden blijken kunt u verzoeken uw gegevens aan te passen, aan te vullen, te verwijderen of af te schermen.

Ook kunt u ons verzoeken om overdracht van uw persoonsgegevens of kunt u bezwaar aantekenen tegen de verwerking van uw persoonsgegevens vanwege bijzondere persoonlijke omstandigheden.

Tina Wrede                                        Moniek Mors
06-53778494                                      06-44059380
tina@adhdpraktijkleiden.nl           moniek@adhdpraktijkleiden.nl

Als u een klacht heeft over de verwerking van uw persoonsgegevens laat dit dan vooral aan ons weten. Mocht u er met ons niet samen uitkomen, dan heeft u het recht om een klacht in te dienen bij de privacytoezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens.

Wijzigingen privacyverklaring

Deze privacyverklaring kan door ons worden aangepast. Nieuwe versies worden altijd op de website gepubliceerd. Wij raden u daarom aan om deze verklaring geregeld te raadplegen, zodat u op de hoogte blijft van wijzigingen.

Deze privacyverklaring is voor het laatst aangepast op 19 mei 2021.